Khi chọn mua máy in văn phòng, bạn phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố, từ đơn chức năng hay đa chức năng, từ in màu hay in đen trắng, và cả những yếu tố giúp phân biệt dòng máy in gia đình với máy in văn phòng.
Đa chức năng/ đơn chức năng: Điều này còn tùy thuộc vào việc bạn muốn sử dụng riêng lẻ các thiết bị như fax, copy, quét hay in hay kết hợp chúng thành một cỗ máy duy nhất. Ở mức kết hợp cơ bản nhất, nhiều người thường có xu hướng chọn lựa thiết bị có 2 chức năng cơ bản: in ấn và quét tài liệu, có khả năng hoạt động như một chiếc máy photocopy. Còn với nhu cầu sử dụng văn phòng, ngoài sự kết hợp này ra, người ta còn mong muốn cỗ máy thực hiện cả chức năng fax.
Nếu bạn muốn tìm kiếm một cỗ máy kết hợp tất cả trong một, thì rất có thể nó còn có thêm cả chức năng e-mail nữa. Thực ra, chức năng này có khi còn hữu dụng hơn tính năng fax thông thường. Điều đó có nghĩa cỗ máy này có thể gửi e-mail từ PC và gắn kèm tài liệu được quét trên thiết bị. Một số dạng thiết bị này còn có thể e-mail tài liệu quét một cách trực tiếp.
Nếu tìm kiếm một chiếc máy tin tất cả trong một thì chiếc máy đó cần phải có tính năng nạp giấy tự động để bạn có thể fax, copy, quét tài liệu, hoặc e-mail nhiều bản tài liệu cùng lúc mà không tốn nhiều thời gian. Tính năng nạp giấy tự động cũng giúp máy in có thể xử lý các kích cỡ nhỏ hơn mức thông thường.
In màu: Nếu bạn chẳng bao giờ có nhu cầu in bất cứ thứ gì ngoài thư từ hoặc các tài liệu đen trắng thì cả có lý do gì khiến bạn phải tốn tiền mua máy in màu. Khi cân nhắc yếu tố này, bạn cần lưu ý rằng máy in màu sẽ tạo ra các bản in có chất lượng cao hơn, thường được dùng cho mục đích quảng cáo (tờ rơi) hoặc tài liệu giới thiệu. Nếu bạn đơn giản chỉ muốn in ấn các tài liệu bình thường thì không nhất thiết phải bỏ thêm tiền mua máy in màu.
Kích cỡ: Tùy thuộc vào vị trí đặt máy in đã định sẵn mà bạn quyết định chọn lựa kích cỡ thiết bị. Nếu bạn có ý định đặt máy in ngay trên bàn làm việc thì kích cỡ của nó cần nhỏ gọn, cần được thiết kế bắt mắt để đảm bảo yếu tố thời trang. Còn khi đặt ở các vị trí khác thì tùy theo không gian mà bạn chọn lựa kích cỡ máy in cho hợp lý.
Kết nối: Hầu hết các loại máy in hiện nay đều được thiết kế với khả năng kết nối USB, cổng Ethernet, và thậm chí là cả kết nối không dây. Nếu văn phòng của bạn có Wi-Fi thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng loại máy in này để gửi tài liệu in tới máy in mạng từ xa.
Chất lượng: Tùy theo từng chủng loại máy in mà chất lượng có thể rất khác nhau. Bạn hãy kiểm tra riêng chất lượng chữ, đồ họa, và ảnh. Một trong số những chỉ tiêu này tốt không có nghĩa những chỉ tiêu còn lại cũng tốt theo. Đối với nhu cầu sử dụng văn phòng, bạn chỉ cần chữ in ra phải sạch sẽ và đường đồ họa cũng phải sắc nét. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc là mình cần đồ họa và ảnh có chất lượng cao dùng cho mục đích nội bộ (ít quan trọng) hay là dành cho mục đích quảng báo (quan trọng hơn).
Tốc độ: Nếu bạn chỉ cần in 1 hoặc 2 trang giấy mỗi lần thì có lẽ bạn chẳng cần tới một chiếc máy in tốc độ cao làm gì. Nếu bạn in các tài liệu dài, thì tốc độ sẽ đóng vai trò quan trọng hơn. Trong trường hợp đó, hãy chắc rằng bạn có thể kiểm tra được tốc độ in ấn. Điểm quan trọng nhất ở chỗ bạn không thể so sánh tốc độ của một chiếc máy in phun với một chiếc máy in laser. Máy in laser thường có tốc độ in sát với tốc độ quảng cáo của nhà sản xuất; trong khi tốc độ của máy in phun thường bị thổi phồng một cách quá đáng.
Số lượng in: Từ số lượng in ấn mỗi tháng, bạn có thể xác định nhu cầu sử dụng thực sự, và chọn mua những loại máy in đáp ứng được nhu cầu đó. Tuy nhiên, thực tế là không đơn giản như nhiều người thường nghĩ. Công suất in ấn tối đa của máy in thường không bao giờ đạt tối đa, bởi nếu bạn sử dụng với công suất đó thì máy in sẽ rất dễ hỏng. Ngoài ra, bạn cũng cần phải tính toán số lượng bản in để mua khối lượng giấy phù hợp.
Giá cả: Bạn nên tính toán kỹ chi phí vận hành và chi phí sở hữu. Hầu hết các nhà sản xuất đều chỉ rõ chi phí trên mỗi trang in. Để tính chi phí sở hữu tổng thể, bạn nhân chi phí mỗi trang in với số lượng các trang in trong một năm, rồi nhân với số năm mà bạn sở hữu máy in, rồi sau đó bổ sung thêm chi phí ban đầu. So sánh con số này với các loại máy in mà bạn đang cân nhắc mua để tìm ra chủng loại máy in tiết kiệm nhất. Khi đã có tất cả những so sánh này, bạn sẽ tìm ra mẫu máy in thích hợp nhất cho nhu cầu sử dụng văn phòng.
Văn Hân - (Tổng hợp