Mỗi doanh nghiệp (DN) đều có đặc thù riêng và nhu cầu ứng
dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nhưng nhìn chung, CNTT
được ứng dụng hiệu quả sẽ là đòn bẩy của DN trong quản lý, cạnh tranh và hội
nhập.
Văn phòng điện tử Tăng hiệu
quả nhiều mặt
Trao đổi, quản lý công việc đơn giản, hiệu quả; Thủ tục hành chính nhanh,
tiết kiệm; Tạo dựng văn hóa công ty; Hỗ trợ lãnh đạo điều hành di động… vốn là
mục tiêu tin học hóa của Công ty cổ phần Thế Giới Di Động (TGDĐ).
Cách làm truyền thống: nhiều phiền
toái…
“Khi triển khai VPĐT, một số nhân viên có phần sợ mất quyền lợi
nên không thích… Nhưng lãnh đạo công ty đã xem xét, giải quyết mọi
đề xuất hợp lý cũng như tạo điều kiện để mọi người theo cách làm
mới. Đây chính là yếu tố quyết định sự thành công của giải
pháp”,ông Phạm Văn
Trọng. | |
TGDĐ thành lập năm 2004, hiện có 1.486 nhân viên ở 46 chi nhánh gồm văn
phòng, trung tâm sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, các siêu thị và điểm bán
hàng trong chuỗi siêu thị Metro. Hoạt động đa dạng với quy mô lớn nên việc trao
đổi thông tin, giao dịch giấy tờ hàng ngày rất bộn bề. Giao dịch bằng giấy gây
tốn kém về in ấn, fax, điện thoại, thư từ bưu chính… Trong cách làm cũ, thông
báo bằng giấy treo dán khắp nơi làm xấu nơi làm việc. Kiểu giao dịch truyền
thống còn gây khó cho lưu trữ, quản lý và sử dụng lại văn bản, chưa kể nguy cơ
hỏa hoạn từ nguồn giấy tờ lưu trữ…".
“Ở TGDĐ, lãnh đạo và các quản lý thường đi công tác, khi cần gấp chữ ký
thường đều phải chờ. Trong khi, những bộ phận như nhân sự, bán hàng thường xuyên
cần chữ ký của lãnh đạo công ty hoặc người quản lý. Nhưng người có trách nhiệm
do phải đi nhiều nơi không có mặt ngay để ký trực tiếp. Có trường hợp đối tác
phải bỏ ra về vì không có thời gian chờ đợi. Cơ hội kinh doanh trôi qua…
Việc quản lý ngày nghỉ phép, phân ca của nhân viên trong các chi nhánh cũng
khá phức tạp. Mỗi chi nhánh phải cử 1 nhân sự theo dõi, gửi danh sách về để văn
phòng chấm
công, tính lương. Việc phân công, cho nghỉ phép có khi tùy cảm tính của
người phụ trách nên cũng gián tiếp gây tổn thất. Còn các khó khăn khác như quản
lý hàng hóa ra/vào kho khó chính xác, tiến độ báo cáo chậm…
“Số hóa”
Để giải quyết những phiền toái trên, từ năm 2007, TGDĐ đã chọn giải pháp đầu
tư “Văn phòng điện tử” (VPĐT). Ông Phạm Văn Trọng, Trưởng phòng CNTT của công ty
cho biết: 4 năm qua, văn phòng điện tử đã nỗ lực đáp ứng đủ các tính năng theo
cơ cấu của một văn phòng truyền thống: bộ phận văn phòng, nhân sự, kế toán tiền
lương, phòng kinh doanh, bán hàng...
Giải pháp do chính nhân viên CNTT của TGDĐ xây dựng là giải pháp thuần Việt,
giúp việc chuẩn hóa thông tin, tài liệu, quy trình ISO, quản lý và kết nối các
bộ phận, chi nhánh, văn phòng diễn ra thuận lợi... Từ hệ thống này, TGDĐ đã cắt
giảm chi phí, thời gian trong công đoạn xử lý văn bản, giấy tờ. Việc trao đổi
thông tin nội bộ/ra ngoài trở nên thuận lợi. Dù ở bất cứ nơi đâu, các nhà quản
lý của TGDĐ cũng có thể giám sát hoạt động của công ty qua mạng. Nhân viên cũng
có thể làm việc từ xa theo phân quyền”.
Có văn phòng điện tử, việc theo dõi ngày phép, phân ca toàn hệ thống của TGDĐ
chỉ cần 1 người làm. Nhân sự này lại có thể kiêm nhiệm thêm những công việc
khác. Nhờ hệ thống xử lý tự động nên việc phân ca, nghỉ phép không tùy tiện theo
cảm tính. Việc theo dõi báo cáo đơn hàng, lượng ra/vào kho giờ cũng hoàn toàn tự
động và chính xác. Những phiền toái và tổn thất do cách quản lý cổ điển đã giảm
đáng kể. Nhờ VPĐT, hiệu quả sử dụng tài nguyên tăng 64%; hiệu suất công việc
tăng 30%.
Quyết tâm, đồng thuận, thành công
Theo ông Trọng, những người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống cần có sự đồng
thuận và quyết tâm để xây dựng hệ thống, đáp ứng nhu cầu của người dùng. Ban
đầu, ông có những ý tưởng lạ đưa ra nhưng không được chấp nhận. Là người phụ
trách, ông đến từng phòng, ban trong công ty, chủ động tìm hiểu, giúp mọi người
thấy những khó khăn, vướng mắc trong phương thức truyền thống, qua đó đề ra
những việc cần làm theo giải pháp mới. VPĐT ra đời đáp ứng đúng nhu cầu của công
ty nên ứng dụng thành công, đem lại nhiều hiệu quả.