Người dùng thông thường hay văn phòng?
Với người dùng thông thường không có nhu cầu in số lượng lớn, nhưng lại in nhiều loại văn bản khác nhau, một máy in phun có thể hoàn toàn thoả mãn nhu cầu, và thậm chí có thể mạnh dạn "lên đời" máy in màu. Văn phòng cỡ vừa và nhỏ với nhu cầu in đều đặn, số lượng lớn sẽ cần tốc độ và chất lượng của máy in laser. Thông thường, các văn phòng lớn đều có cả hai loại máy in màu và laser cho từng nhu cầu khác nhau.
Đen trắng hay màu?
Với phần lớn người dùng, máy in laser đồng nghĩa với in đen trắng, và in màu chỉ có ở máy in phun. Nhưng công nghệ in màu tiến nhanh hơn chúng ta tưởng. Sở hữu một máy in màu sẽ rất thuận tiện khi phát sinh nhu cầu in băng rôn biểu ngữ, báo khổ nhỏ, bìa báo cáo, thiết kế, văn bản marketing, v.v.. Máy in phun có giá rẻ nhưng thường chậm chạp, tốn mực và đòi thay hộp mực liên tục, cũng như rất dễ hỏng hóc. Máy in laser nhanh gọn, thuận tiện hơn, nhưng chi phí để sở hữu một máy in laser màu khá .. chát với người dùng tại gia (một máy in phun màu giá thấp nhất hiện tại khoảng 800 ngàn, trong khi máy in laser màu nằm ở mức 4,5 triệu đồng).
Nhưng nếu bạn thực sự có nhu cầu in màu liên tục, máy in laser màu là lựa chọn tốt nhất. Chi phí đầu tư ban đầu khá cao, nhưng chi phí cho mỗi trang in trên thực tế lại thấp hơn các giải pháp thay thế, như máy photo màu, cùng với độ ổn định và tin cậy vốn có của dòng máy in laser.
Kết nối máy in với máy tính
Máy in kết nối với PC qua cổng USB sẽ dễ cài đặt và xử lý hơn máy in dùng cổng Parallel truyền thống, đặc biệt là không yêu cầu khởi động lại máy tính khi kết nối với máy in.
Máy in đa chức năng
Một máy văn phòng đa chức năng đảm nhận cả fax/copy/in ấn có thể tiết kiệm không gian cho gia đình hoặc văn phòng cỡ nhỏ, cũng như giảm chi phí so với mua cả ba loại máy trên. Tuy nhiên, máy văn phòng đa chức năng loại này không đảm nhận được các tác vụ yêu cầu hoạt động liên tục với cường độ cao, cũng như thiếu các chức năng cao cấp của máy chuyên dụng. Và trên hết, máy móc càng phức tạp càng dễ hỏng. Nếu phải đem máy đi sửa chức năng fax, bạn cũng .. mất luôn máy in và máy photo!
Kết nối không dây
Nếu có nhu cầu chia sẻ máy in với nhiều máy tính đặt ở các phòng khác nhau trong nhà nhưng không có đường cáp đặt sẵn, máy in có kết nối không dây sẽ cực kì thuận tiện - nhất là với người dùng sử dụng Laptop và các thiết bị cầm tay như smartphone. Kết nối chia sẻ máy in qua mạng LAN thông thường tỏ ra thích hợp hơn với lượng PC ít và cố định.
Thương hiệu
Thương hiệu có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng máy in. Máy in có nhiều thành phần chuyển động nên dễ gặp trục trặc trong quá trình sử dụng. Sử dụng sản phẩm với thương hiệu đáng tin cậy, có bề dày kinh nghiệm sản xuất máy in sẽ tốt hơn "ham của rẻ" để chuốc bực mình sau này.
Giá cả
Lựa chọn theo giá cả thoạt nghe khá mâu thuẫn với lời khuyên về thương hiệu ở trên. Dùng sản phẩm của các hãng lớn có chất lượng tốt thường khiến chi phí in (máy in, giấy và mực) trội lên so với sản phẩm tầm trung. Công nghệ sản xuất máy in giữa các hãng giờ đây không còn cách biệt quá nhiều, bạn có thể chọn lựa sản phẩm "hợp túi tiền" hơn nếu cấu hình máy in tương tự nhau.
Ngoài ra, nếu có hiểu biết về kĩ thuật, bạn có thể chọn các máy in được "độ" lại tại nhà máy chính hãng (manufacturer-refurbished). Các sản phẩm này bị gửi trả vì nhiều lý do, được kiểm tra cẩn thận trước khi đưa ra bán lại với giá rẻ hơn từ 20-50% giá mới với đầy đủ quyền lợi bảo hành sản phẩm.
Hoàng Hải